雲端硬碟的共用權限，哪一種等於公開？

1. 外洩的路徑通常不是入侵，是自己開的

拿到共用連結的人不需要密碼，也不需要任何漏洞。那條網址本身就是鑰匙，開啟它的過程中沒有「你是誰」這道關卡。這和後台被暴力破解是完全不同的事，也是為什麼防火牆、防毒與弱點掃描都看不到這個問題。

而網址會旅行。信件被轉寄、有人貼進群組、外包廠商存進自己的電腦、業務把它放進一份給客戶的說明文件。每經過一手，你就少知道一點它現在在哪裡。等到某一天你想收回，你連自己開過哪些連結都想不起來。

如果那個資料夾裡有客戶名單、訂單或員工的身分資料，這就不只是尷尬。依《個人資料保護法》，你對保管中的個資有安全維護的義務，外洩之後可能還有通知與賠償責任。事後檢討的時候，「我們沒有被駭，是共用設定開太大」這個答案並不會比較好聽。

2. 共用設定有兩層，多數人只看到第一層

共用視窗上其實有兩個獨立的決定。第一個是誰能開這份檔案，第二個是開了之後能做什麼。多數人只調第一個，結果把檔案給對了人，卻給錯了權限。

以 Google 雲端硬碟為例，第一層叫作「一般存取權」，只有兩種狀態：限制，或是知道連結的任何人。第二層是角色，官方的共用說明把它分成四種，每一種實際拿得到的東西差很多。

第三列是最常被低估的一項。你把檔案設成編輯者給同事，他就能把同一份檔案再共用給第三個人，而你不會收到任何通知。擁有者可以在進階設定裡關掉這一項，也可以禁止檢視者下載與列印，但預設都是開著的。

3.「知道連結的任何人」實際上有多公開

這個選項的文字寫得很溫和，實際的意思是：不需要登入、不需要是你的同事、不需要你認識，甚至不需要有 Google 帳戶。沒有登入的人在檔案裡會顯示成一隻匿名的動物，你看得到有人在看，但永遠不知道那是誰。

還有一個很多人以為存在的功能：到期日。共用連結預設不會自己失效，而 Google 的到期日設定只有部分公司或學校帳戶用得到，一般帳戶沒有這個選項。也就是說「先開起來，之後有空再收」在實務上等於永遠開著。

4. 離職那天，該收的不只是帳號

停用帳號是第一個動作，但停用帳號不會讓那個人開過的共用連結失效，也不會把他共用到私人信箱的檔案收回來。人走了，權限沒走，這是盤點的時候最常挖出來的東西。

把這五件事寫成一張清單放進離職流程裡，比記在某個人腦子裡可靠得多。人事交接會有人盯，權限交接通常不會，除非它變成一份要簽名的文件。

5. 每季半小時，盤點誰還看得到什麼

盤點的第一個問題是「這份檔案現在誰看得到」。在雲端硬碟裡對檔案或資料夾按右鍵，開啟檔案資訊，側邊就會列出擁有者與所有有存取權的人。官方的停止共用說明寫了怎麼逐一移除，也寫了怎麼把一般存取權改回限制。

一個一個檔案看完並不實際，所以要挑。務實的做法是只盤點三類資料夾：財務、客戶資料、人事。這三類外洩的代價最高，數量也少到半小時看得完。其他的先放著，做得完的盤點才會有第二次。

盤點完之後，把預設習慣換掉。需要給外部的人看，就用信箱指定共用，不要用連結。連結是給「我不知道對方是誰、也不在乎」的東西用的，例如公開的產品型錄。財務報表不屬於那一類。

6. 權限設定做得到與做不到的事

要誠實說一件事：權限設定擋不住有權限的人。他可以截圖、可以另存新檔、可以把內容一段一段貼到別的地方。關掉下載與列印只是提高一點麻煩程度，不是防護，把它當成防護會讓你高估自己的安全程度。

所以真正該問的不是「怎麼鎖得更緊」，而是「這個人需不需要看到這份檔案」。權限給得剛好，剩下的風險才會小到可以接受。這也是為什麼盤點比設定重要：設定是一次性的動作，盤點才會發現需求早就變了。

另外要說清楚範圍。這篇談的是雲端硬碟這類服務，如果你的檔案還放在公司自己的檔案伺服器或 NAS 上，那是另一個層次的問題，權限設定的邏輯不一樣，對外開放的風險也高得多。那部分寫在 NAS 那一篇。